Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan Vinde Helsinge Gymnastik- og Ungdomsforening (VHGU) behandler personoplysninger i forbindelse med medlemskab, tilmelding og aktiviteter i foreningen.

Dataansvarlig

Vinde Helsinge Gymnastik- og Ungdomsforening (VHGU) er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

CVR-nr.: 14831215
Hjemmeside: www.vindehelsinge.dk
Kontakt: formand@vindehelsinge.dk

Hvilke oplysninger vi indsamler

Når du tilmelder dig et hold, en aktivitet eller et arrangement via vores tilmeldingssystem (Conventus), registrerer vi typisk følgende oplysninger:

• Navn
• Adresse
• E-mail
• Telefonnummer
• Fødselsdato
• Tilmelding til hold og aktiviteter
• Betalingsstatus og kontingentbetaling

Ved betaling håndteres oplysninger via vores tilmeldings- og betalingssystem (Conventus og tilknyttet betalingsudbyder). VHGU har ikke adgang til dine fulde betalingskortoplysninger.

Formål med behandlingen

Vi behandler dine oplysninger til følgende formål:

• Administration af medlemskab og tilmelding til hold
• Opkrævning og håndtering af kontingentbetaling
• Planlægning og drift af hold og sæsoner
• Kommunikation om træning, ændringer og arrangementer
• Overblik over deltagerantal til instruktører og bestyrelse
• Deltagelse i opvisninger og andre foreningsaktiviteter

Retsgrundlag

Vi behandler dine oplysninger på baggrund af:

• Medlemsaftale (når du tilmelder dig et hold/aktivitet/arrangement)
• Retlig forpligtelse (fx bogføring af betalinger)
• Legitim interesse i at drive og administrere foreningens aktiviteter

Videregivelse af oplysninger

Vi videregiver kun oplysninger, når det er nødvendigt for foreningens drift, herunder til:

• Conventus (vores medlemssystem)
• Betalingsudbyder til håndtering af kontingentbetaling
• Eventuelle idrætsorganisationer (fx DGI), hvis relevant for aktivitet eller statistik

Vi videregiver ikke dine oplysninger til tredjepart til markedsføring og vi sælger aldrig data.

Opbevaring af oplysninger

Vi opbevarer dine oplysninger så længe du er aktivt medlem i VHGU.

Ved udmeldelse slettes eller anonymiseres dine oplysninger som udgangspunkt inden for op til 2 år, medmindre vi er forpligtet til at opbevare dem længere i henhold til bogføringsloven.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesreglerne følgende rettigheder:

• Ret til indsigt i dine oplysninger
• Ret til at få rettet urigtige oplysninger
• Ret til at få slettet oplysninger (i særlige tilfælde)
• Ret til at få begrænset behandling
• Ret til at klage til Datatilsynet

Sikkerhed

VHGU beskytter dine oplysninger gennem vores medlemssystem (Conventus), hvor kun relevante personer i bestyrelse og administration har adgang.

Vi arbejder løbende for at sikre, at dine oplysninger behandles sikkert og fortroligt.

Billeder og video

Der kan blive taget billeder og video under træning, opvisninger og arrangementer, som kan blive brugt i foreningens kommunikation (fx hjemmeside og sociale medier).

Hvis dette ikke ønskes, skal der gives skriftlig besked til bestyrelsen.

Kontakt

Hvis du har spørgsmål om vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte:

Vinde Helsinge Gymnastik- og Ungdomsforening
E-mail: formand@vindehelsinge.dk
CVR-nr.: 14831215

Ændringer i privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at opdatere denne privatlivspolitik ved ændringer i lovgivning eller foreningens praksis.

Senest opdateret: 25-06-26